Algemene vergadering

A. Ik wil een punt op de agenda zetten. Hoe kan ik dat doen?

Sinds de wet op mede-eigendom van 2 juni 2010 dient er in iedere mede-eigendom een vijftiendaagse periode te zijn vastgelegd waarin de jaarlijkse Algemene Vergadering doorgaat.

Bent U eigenaar en wenst U een agendapunt toe te voegen, dan kan U dit punt schriftelijk overmaken aan de syndicus tot drie weken voor de start van deze periode. Ook een eventuele Raad van Mede-Eigendom kan dit.

Bent U te laat met deze agendapunten, dan zal de syndicus deze punten op de volgende Algemene Vergadering agenderen.

Een voorbeeld: stel dat in de mede-eigendom de jaarlijkse Algemene Vergadering plaats moet vinden tussen 15 en 30 april. Dan kan U tot 25 maart agendapunten aan de syndicus doorgeven.

Iedere mede-eigenaar kan schriftelijk agendapunten doorgeven tot drie weken voor de jaarlijkse vergaderperiode. Komen deze laten, zal de syndicus ze op de volgende Algemene Vergadering agenderen.

B. De syndicus vermeldt mijn naam in het verslag omdat ik tegengestemd heb of mij onthouden heb. Kan dat?

De syndicus is er wettelijk toe gehouden de namen van de eigenaars die tegen hebben gestemd of zich onthouden hebben, in het verslag te vermelden.

Dit is in het belang van de betrokken mede-eigenaar, aangezien een mede-eigenaar die een bepaald voorstel steunde, achteraf zich hiertegen niet kan verzetten bij de rechtbank (tenzij uiteraard de beslissing bedrieglijk werd genomen).

De syndicus moet in het verslag de namen vermelden van de mede-eigenaars die tegenstemmen of zich onthouden.

C. Op de vergadering werd onder ‘varia’ beslist om werken uit te voeren. Kan dat?

De formulering van de agendapunten mag niet dubbelzinnig of onduidelijk zijn.

De mede-eigenaar dient bij het lezen van de agendapunten te kunnen herkennen waarover het gaat. Vermeldt de agenda enkel ‘varia’ dan is dit niet het geval, en kan de Algemene Vergadering geen geldige beslissing nemen hieromtrent.

De formulering van de agendapunten moet duidelijk zijn. “Varia” is daarbij onvoldoende duidelijk.

D. Ik ben het niet eens met de beslissing die de vergadering (niet) nam. Wat nu?

Iedere mede-eigenaar kan aan de rechter vragen een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering te vernietigen of te wijzigen.

Dit moet binnen de vier maand te rekenen vanaf de Algemene Vergadering. Hierbij is wel vereist dat de eigenaar in kwestie op de vergadering zelf niet voorstemde voor de betwiste beslissing; enkel in geval van misleiding/bedrog zal men dan nog kunnen verzetten tegen dergelijke beslissing.

Beslissingen van de Algemene Vergadering kunnen binnen de vier maanden worden aangevochten door mede-eigenaars die niet voor deze beslissing stemden.

E. Mogen de eigenaars zelf een vergadering samen roepen, zonder de syndicus?

In beginsel kan men uiteraard vrij beslissen om samen te komen met mede-eigenaars.

Wanneer er echter de bedoeling is om de samenkomst als een Algemene Vergadering van de Vereniging van Mede-Eigenaars te laten gelden, dan dient men de regels voorgeschreven door de wet op Mede-Eigendom respecteren.

Naast de mogelijkheid om punten te agenderen op de jaarlijkse Algemene Vergadering kan men ook de syndicus vragen een bijkomende Algemene Vergadering te organiseren.

  • Dit verzoek, ondertekend door mede-eigenaars die minstens 20% van de aandelen vertegenwoordigen, dient aangetekend aan de syndicus te worden gericht.
  • De syndicus heeft dan 30 dagen de tijd om de mede-eigenaars voor deze Bijzondere Algemene Vergadering uit te nodigen.
  • Laat de syndicus na om dit te doen, kunnen de ondertekenaars van de aangetekende brief zelf de Algemene Vergadering samenroepen.
  • Hierbij dient men uiteraard wel de regels voorgeschreven door de wet op mede-eigendom te respecteren, en dient men aangetekend uit te nodigen tenzij de uit te nodigen mede-eigenaar individueel en schriftelijk toestemming gegeven heeft om via een ander kanaal te worden uitgenodigd.

Normaal worden de vergaderingen samengeroepen door de syndicus. Wanneer de syndicus dit nalaat niettegenstaande zijn verplichting, kunnen de initiatiefnemers zelf de vergadering samenroepen, mits inachtneming van alle wettelijke bepalingen.

F. De syndicus heeft de uitnodiging aangetekend verstuurd. Wie betaalt de kosten? Kon dat niet per gewone brief of per e-mail?

De uitnodiging moet met een aangetekende brief gebeuren, tenzij de uit te nodigen mede-eigenaar individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk heeft ingestemd de uitnodiging via een kanaal te ontvangen.

De kosten van de uitnodiging zijn ten laste van de Vereniging van Mede-Eigenaars.

De uitnodiging per aangetekende brief is de regel; slechts indien men dit individueel, schriftelijk en expliciet aangeeft wordt van de regel afgeweken. De kosten zijn voor de VME.

G. De uitnodiging is naar mijn oud adres gestuurd- waardoor ik niet op de vergadering kon aanwezig zijn.. kan dat?

Wanneer een mede-eigenaar verhuist, dient hij de syndicus hiervan op de hoogte te stellen. De syndicus die de uitnodiging stuurt naar het laatst gekende adres van een mede-eigenaar, heeft deze mede-eigenaar geldig uitgenodigd.

Daarnaast dient herinnerd te worden aan het feit dat de jaarlijkse Algemene Vergadering in een vaste periode van vijftien dagen wordt georganiseerd. Bent U recent verhuisd, kan het geraadzaam zijn de syndicus te contacteren om te verifiëren dat Uw adreswijziging reeds werd verwerkt, dan wel om deze meteen door te geven.

De uitnodiging moet gestuurd worden naar het laatst gekende adres. Gaf U een adreswijziging niet door, dan maakt de syndicus geen fout.

H. Hoeveel volmachten mag ik hebben? Kan ik meteen een volmacht geven aan mijn zoon/dochter voor alle vergaderingen?

Niemand mag meer dan drie volmachten hebben. Tenzij men qua aantal aandelen (van eigen kavels en kavels waarvoor men een volmacht heeft) minder dan 10% van het totaal aantal aandelen vertegenwoordigt.

Volmachten gelden in beginsel slechts voor één vergadering. Wenst U voor langere tijd/meerdere vergaderingen volmacht te geven, dan zal U een notariële volmacht moeten laten opmaken.

Een volmacht hoeft overigens niet algemeen zijn; U kan perfect iemand een volmacht geven omtrent één specifiek agendapunt.

De syndicus zelf mag echter Uw volmacht niet uitoefenen.

Men mag maximum drie volmachten hebben, tenzij men inclusief volmachten minder dan 10% van de stemmen vertegenwoordigt. Volmachten zijn slechts voor één vergadering geldig, tenzij het om een notariële volmacht gaat.

I. Naar verluidt is er 75% van de stemmen nodig om werken goed te keuren. Op onze vergaderingen zijn maar 50 à 60% van de aandelen aanwezig/vertegenwoordigd.. wat nu?

Indien de vergadering bij het begin hetzij minstens de helft van de mede-eigenaars én meer dan de helft van de aandelen telt (fysiek aanwezig dan wel bij volmacht vertegenwoordigd) kan er geldig beraadslaagd worden.

Tevens kan er geldig beraadslaagd worden wanneer er minstens 75% van de aandelen op de vergadering vertegenwoordigd worden.

Wanneer de vergadering geldig beraadslaagt, berekent men de meerderheden op basis van de aandelen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn, met uitsluiting van onthoudingen, blanco of ongeldig uitgebrachte stemmen.

Een voorbeeld: als de vergadering geldig kan beraadslagen doordat voldoende mede-eigenaars aanwezig/vertegenwoordigd zijn bij het begin van de vergadering, en zijn er bij de bewuste stemming slechts 200 van de 10.000 aandelen nog aanwezig, dan zal men met 150 stemmen de vereiste van 75% halen.

De meerderheden worden berekend op het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Afwezige/blanco/ongeldige stemmen worden niet meegerekend. U kan dus perfect een beslissing nemen die 75% meerderheid vereist wanneer slechts 51% van de aandelen aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.